备用金是指企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项，备用金的管理和使用需要严格按照企业的财务制度进行，以确保资金的安全和合理使用，以下是关于备用金做账的详细解释：
一、备用金的会计分录
1、拨付备用金时：
- 当企业拨付备用金时，会计分录为：
借：其他应收款——备用金
贷：银行存款/库存现金- 这一分录表示企业将一定金额的资金从银行账户或库存现金中拨付给备用金账户，用于未来的零星支出。
2、核准备用金花费时：
- 当企业核准备用金的花费时，会计分录为：
借：管理费用（或其他相关费用类科目）
贷：其他应收款——备用金- 这一分录表示企业将备用金账户中的资金用于支付具体的费用，如差旅费、采购费等，并将这些费用归集到相应的费用类科目中。
3、期末收回备用金时：
- 当企业期末收回备用金时，会计分录为：
借：银行存款
贷：其他应收款——备用金- 这一分录表示企业将备用金账户中的剩余资金收回到银行账户中。
二、备用金的管理办法
备用金的管理办法主要分为定额管理和非定额管理两种：
1、定额管理：
- 定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。
- 用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。
2、非定额管理：
- 非定额管理是指用款部门根据实际需要向财务部门领款的管理办法。
- 拿相关的凭证到财务部门报销时，财务人员做减少备用金处理，直至用完，如果还需补充备用金，需要再次办理拨款和领款程序。
三、备用金的管理要点
备用金的管理需要健全领用、保管制度，并指定专人负责，经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任，备用金的适用范围、使用金额、保管人以及汇报等方面也需要明确规定和管理。
四、备用金的分类
备用金一般分为定额和非定额两种，定额备用金适用于经常需要使用备用金的部门，而非定额备用金则适用于零星支出较多、金额不定的情况。
五、备用金的账务处理案例
假设某公司设立了一个定额备用金账户，额度为1000元，由出纳员管理，某月，行政部的小王因维修空调支出了550元，并取得了合格有效的发票，小王将发票报给了出纳员进行报销，根据这一情况，会计分录如下：
1、设立备用金账户时：
借：库存现金 1000
贷：银行存款 1000
借：其他应收款——备用金 1000
贷：库存现金 10002、小王报销维修费用时（假设采用非定额管理）：
借：管理费用 550
贷：其他应收款——备用金 5503、出纳员补充备用金时：
借：其他应收款——备用金 550
贷：库存现金 550六、备用金管理的注意事项
在备用金的管理过程中，需要注意以下几点：
- 确保备用金的使用符合企业的财务制度和规定；
- 定期对备用金进行清查盘点，防止挪用或滥用；
- 对报销部门或员工提交的消费凭证进行严格审核；
- 每月编制备用金支出一览表或报表报送财务部负责人。
七、备用金做账的常见问题及解答
问题1：备用金可以用于哪些支出？
答案：备用金主要用于企业的差旅费、零星采购、零星开支等非生产性支出。
问题2：备用金的管理办法有哪些？
答案：备用金的管理办法主要分为定额管理和非定额管理两种。
问题3：如何确保备用金的安全和合理使用？
答案：通过健全的领用、保管制度，指定专人负责，定期清查盘点，严格审核消费凭证等措施来确保备用金的安全和合理使用。
问题4：备用金的会计分录如何编制？
答案：根据备用金的不同阶段（拨付、使用、收回），分别编制相应的会计分录，具体分录见上文所述。
备用金是企业财务管理中的一个重要环节，其管理和使用需要严格按照企业的财务制度进行，通过合理的会计分录和账务处理，可以确保备用金的安全和合理使用。
