备用金如何做分录？会计分录步骤详解

** ，备用金是企业为日常零星支出设立的周转资金，其会计分录主要涉及提取、使用和报销三个环节。 ，1. **提取备用金**： ， - 借：其他应收款——备用金（或“备用金”科目） ， - 贷：银行存款/库存现金 ，2. **使用备用金**： ， - 实际支出时无需立即记账，但需保留单据，待报销时统一处理。 ，3. **报销备用金**： ， - 根据费用类型借记相关科目（如管理费用、销售费用等），贷记“其他应收款——备用金”；若备用金不足需补足，则差额部分借记“备用金”，贷记“银行存款/库存现金”。 ，**注意事项**： ，- 备用金需定期清理，确保账实相符； ，- 采用定额备用金制度时，报销后直接补足原金额，简化分录。 ，（字数：约160字）

在企业财务管理中，备用金是一项常见的资金管理方式，主要用于日常零星开支或紧急情况，正确处理备用金的会计分录，不仅能规范财务管理，还能避免账务混乱，本文将详细介绍备用金的定义、分类、会计分录方法以及常见问题，帮助企业财务人员准确入账。

备用金的定义与作用

备用金是企业预先拨付给部门或员工的固定金额资金，用于支付小额、频繁的日常开支，如办公用品采购、差旅费垫付等，它的核心作用是减少频繁审批和报销的流程，提高工作效率。

备用金通常分为两种形式：

1. 定额备用金：固定金额，使用后凭票据报销并补足原有额度。
2. 非定额备用金：根据实际需求临时拨付，使用后核销，不固定补足。

备用金的会计分录方法

备用金的会计处理涉及拨付、使用、报销和核销四个环节，不同环节的分录方式略有差异。

拨付备用金

当企业向员工或部门拨付备用金时，会计分录如下：

• 借：其他应收款——备用金（XX员工/部门）
• 贷：银行存款/库存现金

示例：公司向行政部拨付5000元备用金。

借：其他应收款——备用金（行政部） 5000  
贷：银行存款 5000  

使用备用金并报销

员工使用备用金后，需凭有效票据报销，财务人员需根据报销内容计入相应费用科目。

• 借：管理费用/销售费用/办公费等
• 贷：其他应收款——备用金（XX员工/部门）

示例：行政部用备用金购买办公用品2000元。

借：管理费用——办公费 2000  
贷：其他应收款——备用金（行政部） 2000  

如果是定额备用金，报销后需补足原有额度：

借：管理费用——办公费 2000  
贷：银行存款 2000  

备用金核销

若备用金不再使用，需收回剩余资金并核销账目。

• 收回备用金

  借：库存现金/银行存款  
  贷：其他应收款——备用金（XX员工/部门）  

• 核销未使用部分（如有）

  借：管理费用（或其他相关科目）  
  贷：其他应收款——备用金（XX员工/部门）  

备用金管理的注意事项

1. 严格审批制度：备用金的拨付需经过审批，避免滥用。
2. 及时报销：员工应在规定时间内提交报销单据，确保账务清晰。
3. 定期对账：财务部门需定期核对备用金使用情况，防止长期挂账。
4. 合规票据：所有报销必须附合法票据，避免税务风险。

常见问题解答

Q1：备用金和借款有什么区别？
备用金是用于日常小额开支，通常无需支付利息；而借款可能是个人或业务借款，可能需要偿还利息。

Q2：备用金长期挂账如何处理？
长期未核销的备用金需查明原因，若无法收回，可计入“营业外支出”或由责任人赔偿。

Q3：备用金超支怎么办？
超支部分需单独审批，并补充相应分录，避免账目混乱。

个人观点

备用金管理看似简单，但细节决定合规性，企业应结合自身情况制定备用金制度，确保资金使用透明高效，财务人员需严格审核每一笔备用金流向，避免因小失大，规范的会计分录不仅能提升财务管理水平,还能为企业规避潜在风险。

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