往届生必知流程与要点全解析
在研究生录取的后续环节中，档案调取对于往届生而言是一项至关重要的任务，它关乎着研究生学业的顺利开展以及未来的职业发展，以下将详细阐述往届生研究生调档案的相关事宜。
一、档案的重要性
档案是个人学习、工作经历等的重要记录载体，对于研究生来说，档案不仅包含了本科阶段的学习成绩、奖惩情况、党团组织关系等信息，还会在研究生期间持续记录学术成果、社会实践等资料，这些档案材料在未来求职时，是单位全面了解个人综合素质和能力的重要依据；在考公、事业单位入职政审等环节，更是不可或缺的审核内容，某些科研单位在招聘时，会仔细查看应聘者本科及研究生期间的科研项目参与情况、论文发表记录等档案信息，以评估其专业能力和科研潜力。
二、确定档案所在单位
往届生毕业后，档案可能存放在不同的地方，常见的有以下几种情况：
1、毕业院校
- 一些毕业生在毕业后未及时处理档案，学校可能会为其保管一段时间，通常是两年，在这期间，学校会继续为学生提供如就业指导、档案转递等服务，某位同学毕业后全身心投入考研复习，未对档案事宜过多关注，其档案便仍留存在学校。
2、户籍所在地人才交流中心
- 如果毕业时未落实工作单位且未申请学校保管档案，学校一般会将档案打回原籍的人才交流中心，这里会集中管理本地区各类人员的人事档案，包括往届毕业生的档案，小李毕业后回到家乡所在城市自主创业，其档案就被学校转至家乡的人才交流中心。
3、工作单位（具有档案管理权限）
- 若往届生毕业后进入国有企业、事业单位、政府机关等具有档案管理权限的单位工作，档案通常会存放在本单位人事部门，像小张毕业后进入一所公立学校任教，其档案便由学校人事处负责保管。
三、调档流程
（一）收到调档函
1、研究生招生单位寄送调档函
- 一般在研究生录取后，招生单位会通过邮政特快专递（EMS）等方式将调档函寄送给考生，调档函上会明确注明调档的具体原因（研究生入学）、接收档案的单位名称（一般为研究生院或具体学院）、调档的具体要求（如档案寄送方式、地址、联系人及联系电话等），XX 大学研究生院会在调档函中清晰写明“请将档案以机要通信或 EMS 方式寄至我校 XX 学院研究生教学管理办公室，联系人：XXX，电话：XXXX”。
2、确认调档函信息
- 考生收到调档函后，需仔细核对调档函上的个人信息（姓名、性别、身份证号、录取专业等）以及调档要求是否准确无误，若发现信息有误，应及时与研究生招生单位联系并申请更正，以免影响档案调取。
（二）办理调档手续
1、从毕业院校调档
提交调档申请：如果档案在毕业院校，考生需要携带本人身份证、毕业证、学位证原件及复印件，到学校学生档案管理部门（一般为学生处或档案馆）填写调档申请表，申请表中应注明个人基本信息、录取院校及专业、调档原因等内容，并确保信息准确无误。
审核与盖章：学校档案管理部门工作人员会对考生提交的材料进行审核，确认无误后，在调档申请表上签字盖章，工作人员会根据调档函的要求，整理好考生的档案资料，并登记档案寄送信息。
档案寄送：学校一般会通过机要通信或 EMS 等方式将档案寄往研究生招生单位，考生可在一段时间后（通常为 1 - 2 周），向研究生招生单位核实档案是否已收到。
2、从人才交流中心调档
准备相关材料：考生需携带本人身份证、毕业证、学位证原件及复印件，以及研究生调档函，前往户籍所在地人才交流中心办理调档手续，部分地区可能还要求提供户口本等能证明户籍关系的材料。
填写调档表格：在人才交流中心，工作人员会要求考生填写档案转出申请表或调档审批表等相关表格，表格中应如实填写个人基本信息、现存档单位、调入单位等内容，并签字确认。
办理转出手续：人才交流中心工作人员会对考生提交的材料和填写的表格进行审核，审核通过后，办理档案转出手续，他们会将档案密封并加盖公章，通过机要通信或 EMS 等方式寄往研究生招生单位，考生同样需要在后续关注档案寄送情况。
3、从工作单位调档（具有档案管理权限）
与单位沟通协调：考生应先与所在单位的人事部门沟通，说明自己已被研究生录取，需要将档案调往招生单位的情况，并提交调档函，人事部门会根据单位内部的档案管理规定和流程，安排档案调出事宜。
完成内部审批程序：单位人事部门可能会要求考生填写档案转出申请表，并经过相关部门领导审批签字，人事部门会对考生的工作表现、离职手续（若已离职）等情况进行审核，确保无问题后办理档案调出手续。
档案寄送与交接：审批通过后，单位会将档案密封并加盖公章，按照调档函要求的方式寄往研究生招生单位，若考生仍在职，可能会涉及到工作交接等问题，需按照单位规定妥善处理后再办理档案调出手续。
四、常见问题及解答
（一）档案在自己手中怎么办？
1、问题描述
- 有些往届生由于特殊原因，档案一直在自己手中保管，而不是存放在正规的档案管理机构，这种情况是比较棘手的，因为根据国家规定，个人不得私自保管人事档案，否则档案可能会失去法律效力，成为“死档”。
2、解决方法
- 考生应尽快将档案激活并存放至正规的档案管理机构，可以前往户籍所在地人才交流中心，说明情况并申请档案托管，人才交流中心会审核档案材料的真实性和完整性，若档案内有缺失或损坏的材料，可能需要考生到原毕业院校或其他相关部门补办，在人才交流中心验收合格后，会将档案存入中心，并按照规定为考生办理相关档案管理手续，如开具存档证明等，之后，再按照正常的调档流程，将档案从人才交流中心调往研究生招生单位。
（二）调档过程中档案丢失或损坏如何处理？
1、问题描述
- 在档案调取的过程中，可能会出现档案丢失或部分材料损坏的情况，这可能是由于邮寄过程中的意外事故、档案管理单位的疏忽等原因导致的，一旦发生这种情况，会给考生带来很大的困扰。
2、解决方法
- 考生应立即与原存档单位和研究生招生单位取得联系，告知他们档案丢失或损坏的情况，并了解双方对于档案补办和调取的具体要求和流程，根据要求前往原毕业院校、原工作单位（若有工作经历）等相关单位，查找档案材料的原件或复印件，对于无法找到原件的材料，如成绩单、奖惩证明等，可以尝试联系相关部门开具证明，在补齐所有档案材料后，将其交给原存档单位进行审核和重新封装，经原存档单位确认无误后，再次按照调档流程将档案寄往研究生招生单位。
小编有话说
往届生研究生调档案虽然流程相对复杂，但只要认真对待每一个环节，按照要求准备好相关材料并积极配合各档案管理部门的工作，就能够顺利完成档案调取，希望每一位往届生都能顺利开启自己的研究生生涯，在新的学习阶段取得优异的成绩，为未来的发展打下坚实的基础。
